Governance

Compliance-Instrumente

Zielgerichtete Compliance-Instrumente wurden zum Schutz des DB-Konzerns, der Mitarbeitenden und Führungskräfte entwickelt. Dazu gehören beispielsweise verbindliche Compliance-Regelungen, Risiko- und Pro­zessanalysen, ein Compliance-Berichtswesen, Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen sowie ein Hinweisgebermanagementsystem.

Der Verhaltenskodex des DB-Konzerns bildet das Kernstück unseres Compliance-Management-Systems. Er definiert Standards und Erwartungen an das tägliche Handeln unserer Organe, Führungskräfte und Mitarbei­tenden. Ergänzt wird er durch verbindliche Richtlinien, die geltende rechtliche Vorschriften im internationalen wie nationalen Geschäftsverkehr und Kontakt mit Kund*innen konkretisieren. Es ist wesentlich, dass das DB-Top-Management seine Vorbildrolle wahrnimmt. Im Berichtsjahr wurde mit dem hochrangig besetzten Disziplinarkomitee ein Gremium eingerichtet, das sich mit der Sanktionierung von Fehlverhalten in diesem Kreis befasst. Es ergänzt das Compliance-Komitee, dass sich mit konzernerheblichen Hinweisen auf schwere Gesetzesverstöße auseinandersetzt.

Compliance-Risikoanalysen sind wesentlicher Bestandteil der Risikosteuerung im DB-Konzern und werden durch die Geschäftsfelder und Serviceeinheiten durchgeführt. Es erfolgt eine konzernweite Bestandsaufnah­­­me der Compliance-Risiken gemäß den von der Konzernleitung gemachten Governance-Vorgaben. Das verbindliche Rahmenkonzept enthält Mindestvorgaben zu Planung, Durchführung, Berichterstattung und Follow-up.

Der Vorstand wird durch einen kompakten Jahresbericht Compliance über Compliance-Risiken bei geschäftlichen Aktivitäten des DB-Konzerns informiert. Differenziert werden die Risikolagen der Geschäftsfelder, Serviceeinheiten sowie Konzernleitungsfunktionen beschrieben sowie vorhandene risikoreduzierende Faktoren und Gegensteuerungsmaßnahmen aufgezeigt. Auch unterjährig wird der Vorstand regelmäßig über den weiteren Ausbau des Compliance-Programms sowie wesentliche Compliance-Fälle informiert. Der CCO berichtet zudem in den Sitzungen des Prüfungs- und Compliance-Ausschusses des Aufsichtsrats zu Compliance-Themen.

Um unsere Compliance-Ziele nachhaltig zu erreichen, verbessern wir unsere Instrumente kontinuierlich. Im Rahmen der »Initiative für eine starke Compliance« kam dabei zwei Maßnahmen ein besonderes Gewicht zu. Die neue Compliance-Kommunikationskampagne unterstreicht mit verschiedenen kleinen Filmen die Bedeutsamkeit der in unserem Verhaltenskodex beschriebenen Prinzipien für alle Beschäftigten im DB-Konzern. Des Weiteren wurde ein neues verpflichtendes Schulungsprogramm schwerpunktmäßig für das Top-Management im DB-Konzern konzipiert. Dieses ergänzt das etablierte durch die Leiter der Konzernfunktionen Compliance, Revision und Recht durchgeführte Compliance-Coaching.

Das Compliance-Sensibilisierungskonzept folgt einem risiko- und bedarfsorientierten Ansatz, der vorgibt, in welchem Turnus alle Führungskräfte und Mitarbeitenden zu schulen sind. Mittels Teilnahme an Präsenzveranstal­tungen oder Durchführung von E-Learnings kann über einen Zeitraum von zwei bis zweieinhalb Jahren eine nahezu vollständige Trainingsabdeckung von Führungskräften und Mitarbeitenden mit mittlerem und hohem Risiko beziehungsweise Bedarf erreicht werden. Allein an Präsenzveranstaltun­­gen zur Korruptionsprävention nahmen im Berichtsjahr mehr als 39.000 Führungskräfte und Mitarbeitende teil. Auch die im Vorjahr entwickelten neuen E-Learning-Module kamen in erheblichem Umfang zum Einsatz. Ge­­meinsam mit bei DB Schenker und DB Arriva spezifisch entwickelten E-Learnings wurden rund 81.000 E-Learning-Einheiten zum Thema Korruptionsprävention absolviert.

Um Informationen über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regelungen zu erhalten, besteht ein konzernweites Hinweisgebersystem. Der Umgang mit eingehenden Hinweisen ist detailliert geregelt. Die implementierten Prozesse schützen die Hinweisgeber*innen. Den Interessen der betroffenen Personen wird unter anderem durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hin­weises Rechnung getragen.

Hinweisgeber*innen stehen verschiedene Wege zur Abgabe eines Hinweises offen. Hierzu gehören neben den Compliance-Teams in der Konzernleitung sowie in den Geschäftsfeldern und Serviceeinheiten auch drei Vertrauensanwälte, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, und eine Ombudsfrau. Hinzu kommt ein konzernweit verwendetes elektronisches Hinweisgebersystem, das auch eine anonyme Abgabe von Hinweisen ermöglicht. Es kann in 22 Sprachen genutzt werden und steht neben Mitarbeitenden auch Kunden, Lieferanten sowie anderen Stakeholdern zur Verfügung. Im Berichtsjahr gingen über das Hinweisgebersystem Hinweise auf Korruptionsfälle im zweistelligen Bereich zentral ein.

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