Compliance

Im DB-Konzern ist Compliance integraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Das Compliance-Management-System basiert auf nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen und etablierten Standards wie dem Wirtschaftsprüfungsstandard IDW PS 980. Der DB-Konzern wendet zudem die Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung sinngemäß an.

Das Compliance-Management-System soll sicherstellen, dass Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen implementiert werden. Die Wirksamkeit unseres Com­­pli­ance-Management-Systems überprüfen wir kontinuierlich und nehmen gegebenenfalls erforderliche Anpassungen vor. Compliance ist ein we­­sentliches IKS-Überwachungsthema. Die Konzernrevision prüft daher die Compliance-Management-Systeme im DB-Konzern unter anderem als Teil der IKS-BilMoG-Prüfungen.

Aufbau- wie ablauforganisatorisch ist das Compliance-Management des DB-Konzerns durch eine Verbindung von zentralen und dezentralen Elementen gekennzeichnet. Die Compliance-Tätigkeit in der Konzernleitung fokussiert sich insbesondere auf ihre zentrale Governance-Tätigkeit, in den Geschäftsfeldern wird eine stärkere operative Verantwortung wahrgenommen. Auch im Berichtsjahr fanden verschiedene Veranstaltungen wie zum Beispiel das Compliance Network Meeting mit dem Ziel eines intensiven Erfahrungsaustauschs zentraler wie dezentraler Compliance-Zuständiger statt.

Der Schwerpunkt der Compliance-Arbeit im DB-Konzern liegt auf der Prävention von Korruption und Wirtschaftskriminalität in Form von Be­­trug und Untreue sowie deren konsequenter Bekämpfung.

Compliance-Instrumente

Spezielle Compliance-Instrumente wurden zum Schutz des Unternehmens, der Mitarbeiter und Führungskräfte entwickelt. Dazu gehören verbindliche Richtlinien, Risiko- und Prozessanalysen, spezielle Kommunikationsmaßnahmen sowie Beratung.

Verbindliche Richtlinien geben den Rahmen vor, der durch fortlaufende Kommunikation und Schulungen im DB-Konzern verankert wird. Im Berichtsjahr traten die überarbeiteten Richtlinien zur Risikominimierung sowie zu Exportkontrolle, Sanktionen und Embargos in Kraft.

Compliance-Risikoanalysen sind Bestandteil der Risikosteuerung im DB-Konzern und werden durch die Geschäftsfelder und Serviceeinhei-ten durchgeführt. Es erfolgt eine konzernweite Bestandsaufnahme der Compliance-Risiken gemäß der von der Konzernleitung gemachten Go­­­ver­nance-Vorgaben. Das verbindliche Rahmenkonzept enthält Min-dest­­­­vorgaben zur Planung, Durchführung, Berichterstattung und zum Follow-up.

Erneut wurde der Konzernvorstand durch einen kompakten Jahresbericht Compliance über Compliance-Risiken bei geschäftlichen Aktivitäten des DB-Konzerns informiert. Differenziert werden die Risikolagen der Geschäftsfelder, Serviceeinheiten sowie Konzernleitungsfunktionen des DB-Konzerns beschrieben sowie vorhandene risikoreduzierende Faktoren und Gegensteuerungsmaßnahmen aufgezeigt.

Um unsere Compliance-Ziele nachhaltig zu erreichen, verbessern wir unsere Instrumente kontinuierlich weiter und unterziehen unsere damit verbundene Präventionsarbeit und Analysetätigkeit auch dem digitalen Wandel.

Externe Überprüfung des Compliance-Management-Systems

Das Compliance-Management-System des DB-Konzerns wurde hinsichtlich Korruption und Wirtschaftskriminalität in Form von Betrug und Untreue einer konzernweiten unabhängigen Untersuchung durch eine Prüfungs- und Beratungsgesellschaft unterzogen. Zunächst erfolgte die Prüfung gemäß Prüfungsstandard IDW PS 980 auf Konzernleitungsebene und wurde mit uneingeschränktem Prüfungsurteil abgeschlossen. Die anschließenden Prüfungen in den Geschäftsfeldern berücksichtigten zusätzlich die Anforderungen des ISO 19600 und führten ebenfalls zu uneingeschränkten Prüfergebnissen, die abschließend im Berichtsjahr vorgelegt wurden.

Geschäftspartner-Compliance

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftstätigkeit ist es notwendig, Geschäftspartner und Lieferanten sorgfältig auszuwählen, sie über die Werte des DB-Konzerns zu informieren und auf eine gemeinsame Wertebasis zu verpflichten. Der DB-Konzern hat unterschiedliche Formate entwickelt, um seine Geschäftspartner zu sensibilisieren und nachhaltiges Handeln in der Lieferkette stärker zu verankern. Kern­themen sind hierbei Integrität, rechtliche Standards und ethische Fragen. Dazu gehören neben der Korruptionsprävention auch die kartellrechtliche Compliance sowie die Menschenrechte. Das im Internet frei zugängliche Compliance-E-Learning für Geschäftspartner informiert über das Thema Integrität, einzuhaltende rechtliche Standards und ethische Fragen. Als weitere Maßnahmen bietet der DB-Konzern speziell mittelständischen Geschäftspartnern Compliance-Dialoge an, in denen über das gegenseitige Verständnis von Compliance und deren Organisation gesprochen wird.

Schulungen zu den Themen Integritätund Menschenrechte

Unseren Mitarbeitern und Führungskräften stehen vier verschiedene E-Learnings zur Verfügung: »DB-Verhaltenskodex«, zwei spezielle E-Learnings zum Thema Antikorruption (»DB Korruptionsprävention« und »DB Auffrischung Korruptionsprävention«) sowie eines, das sich mit Trade-Compliance (Exportkontrollrecht, Sanktionslisten) befasst. Das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex umfasst die Themenschwerpunkte Integrität (Antikorruption) sowie Menschenrechte. Führungskräfte sind zur Durchführung des E-Learnings angehalten. Risikobasiert ist in ausgewählten Gesellschaften und Bereichen die Teilnahme am E-Learning auch für alle weiteren Mitarbeiter verpflichtend. Das E-Learning ist für DB-Mitarbeiter frei zugänglich und in verschiedenen Sprachen verfügbar.

Wie in den Vorjahren wurden auch im Berichtsjahr konzernweite Präsenztrainings durchgeführt.

Hinweismanagement im DB-Konzern

Im DB-Konzern regeln die Konzernbetriebsvereinbarung »Hinweismanage­ment« und die »Konzernsprecherausschussvereinbarung« den Umgang mit eingehenden Hinweisen. Die implementierten Prozesse schützen die Hinweisgeber. Den Interessen der betroffenen Personen wird durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hinweises Rechnung getragen.

Hinweisgebern stehen verschiedene Wege zur Abgabe eines Hinweises offen. Hierzu gehört das elektronische Hinweisgebersystem, das nach einer Erweiterung um sieben Sprachen nun in 22 Sprachen genutzt werden kann. Das elektronische Hinweisgebersystem kommt in allen Geschäftsfeldern zum Einsatz. Das Team »Hinweismanagement« wurde im Berichtsjahr mit Blick auf strafrechtliche Expertise weiter ausgebaut. Es steht ebenso wie drei Vertrauensanwälte, die gesetzlich zur Ver­schwie­genheit verpflichtet sind, und eine Ombudsfrau als Ansprechpartner zur Verfügung.

Hinweise auf Korruptionsfälle und Abhilfemaßnahmen

Im Berichtsjahr sind Hinweise auf Korruptionsfälle im zweistelligen Bereich zentral über das Hinweismanagement eingegangen und geprüft worden. Soweit Abhilfemaßnahmen erforderlich waren, wurden diese eingeleitet.

Kartellrechts-Compliance undKartellschadensprävention

Im Rahmen von Präsenzschulungen werden Führungskräfte und Mitarbeiter fortlaufend für das Thema Kartellrecht sensibilisiert. Die Trainingsformate sind individuell auf die Anforderungen der Geschäftsfelder und der zentralen Einheiten zugeschnitten. Zielgruppe sind alle Führungskräfte und Mitarbeiter, die Kontakt mit Wettbewerbern haben oder in anderen wettbewerblich sensiblen Funktionen tätig sind. Auch im Rahmen der Sensibilisierungsoffensive der Leiter Compliance, Revision und Recht wurde das Thema aufgegriffen. Ergänzt werden die Trainings insbesondere durch geschäftsfeldspezifische Regelwerke und eine enge (kartell-)rechtliche Beratung.

Ein wichtiger Bestandteil der kartellrechtlichen Compliance sind auch Maßnahmen der Kartellschadensprävention. Der DB-Konzern hat zu diesem Zweck bereits 2014 ein umfassendes Kartellschadensprä­ventionssystem eingeführt. Ein wichtiger Teil des Systems ist es, auf kartellgeneigten Märkten Vertragsbedingungen einzusetzen, die die Lieferanten zur Einführung beziehungsweise Beibehaltung von kartellrechtlichen Compliance-Programmen verpflichten.

Menschenrechte

Verantwortung gegenüber der Gesellschaft

Für uns sind Schutz und Förderung von Menschenrechten von größter Bedeutung. Das Regelwerk des DB-Konzerns spiegelt diesen hohen Anspruch wider, insbesondere durch die Anwendung des DB-Verhaltenskodex und des DB-Verhaltenskodex für Geschäftspartner. Schwerpunkte setzen wir bei fairen Arbeitsbedingungen, der Einhaltung von Arbeitnehmerrechten, der Antidiskriminierung und dem Verbot jeglicher Form von Kinder- und Zwangsarbeit. Insbesondere zu Letzterem berichten wir auch gemäß den Vorgaben des UK Modern Slavery Acts.

Zur Umsetzung unserer Ansprüche haben wir geeignete Maßnahmen implementiert und entwickeln diese kontinuierlich weiter. Unterschieden wird dabei grundsätzlich zwischen Maßnahmen, die innerhalb des DB-Konzerns greifen, sowie Maßnahmen in der Lieferkette.

Maßnahmen innerhalb des DB-Konzerns

Der Kern unserer Aktivitäten in Bezug auf Menschenrechte ist die Identifizierung relevanter Risiken mit Blick auf unsere Geschäftsmodelle und das menschenrechtsspezifische Länderrisiko.

Für unser weltweit tätiges und daher größeren geografischen Risiken ausgesetztes Geschäftsfeld DB Schenker gelten die »Social Minimum Standards«. Dieses Regelwerk (»Policy«) spezifiziert den DB-Verhaltenskodex und orientiert sich dabei über die rechtlichen Verpflichtungen hinaus an den Grundsätzen und Empfehlungen der International Labor Organisation sowie des UN Global Compact. Die Einhaltung der Social Minimum Standards wird regelmäßig an ausgewählten Standorten vor Ort in einem jährlichen Auditprozess von der Konzernrevision überprüft.

Zudem steht im DB-Konzern zur weiteren Sensibilisierung zu Menschenrechten sowie zwecks Meldung bei Verdacht von Verstößen gegen die Menschenrechte eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere das E-Learning zum DB-Verhaltenskodex sowie das zentrale Hinweismanagement. Das zentrale Hinweismanagement sowie die drei Vertrauensanwälte stehen als Zugangswege jederzeit auch für konzernexterne Personen offen. Ebenso können Meldungen über das elektronische Hinweisgebersystem abgegeben werden.

Speziell Mitarbeiter und Führungskräfte des DB-Konzerns können darüber hinaus die Ombudsfrau Personal zum Thema Menschenrechte kontaktieren. Hinweisen auf menschenrechtsrelevante Verstöße gehen wir im Rahmen eines Follow-up-Prozesses nach.

Das Thema Menschenrechte ist des Weiteren Bestandteil der Stakeholderdialoge des DB-Konzerns. Ferner engagiert sich der DB-Konzern im deutschen UN-Global-Compact-Netzwerk sowie in den Arbeitsgrup­­pen von econsense.