Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung (GOV-4)
Unser konzernweit eingerichtetes internes Kontrollsystem (IKS), das die Nachhaltigkeitsberichterstattung teilweise mit einschließt, ist integraler Bestandteil unseres Risikomanagementsystems (RMS). Die Ausgestaltung unseres IKS berücksichtigt die empfohlenen Handlungsweisen des vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) herausgegebenen »Internal Control – Integrated Framework« in der überarbeiteten Fassung aus 2013. Ausgehend hiervon, ist unser IKS ein kontinuierlicher Prozess, der sich auf grundlegende konzerneinheitliche Prinzipien und Kontrollmechanismen wie z. B. systemtechnische und manuelle Abstimmungen, die Trennung und klare Definition von Funktionen sowie auf die Überwachung der Einhaltung und Weiterentwicklung von konzernweit anzuwendenden Richtlinien und speziellen Arbeitsanweisungen stützt. Der Regelungsrahmen zum IKS wird durch konzernweite Richtlinien sowie durch gesellschaftsspezifische Handlungsanweisungen ergänzt.
Hierzu gehören auch die zentrale Vorgabe von Kontrollzielen auf Basis identifizierter Risiken sowie die Einrichtung von Kontrollen durch alle vollkonsolidierten Gesellschaften des DB-Konzerns. Die Kontrollziele bilden einen übergeordneten Rahmen, ihre Einhaltung ist durch die einzelnen Konzerngesellschaften des DB-Konzerns durch geeignete Kontrollen im Hinblick auf die gesellschaftsspezifische Risikosituation sicherzustellen. Im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung betrifft dies insbesondere Umweltkennzahlen sowie Kennzahlen zu menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten in der Lieferkette. Die hierfür relevanten Kontrollziele umfassen u. a. Anforderungen zur Absicherung der Prozesse zur Informationserhebung der Geschäftsberichterstattung sowie der Prozesse zur Sicherstellung der Integrität relevanter zugehöriger Kennzahlen. Die implementierten Kontrollen sollen gesellschaftsspezifisch die Erhebung dieser Kennzahlen und die Prozesse zur gesellschaftsspezifischen und konzernweiten Nachhaltigkeitsberichterstattung absichern. Damit können die eingerichteten Kontrollen wesentliche Beiträge zur Absicherung umweltbezogener Risiken sowie zur Erfüllung der Anforderungen im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung leisten.
Das interne Kontrollsystem wird in einem jährlichen Self-Assessment durch alle Konzerngesellschaften auf Wirksamkeit beurteilt und zentral überwacht.
Die Prüfungshandlungen der Konzernrevision, die ein weiteres Element unserer Kontrollmechanismen darstellen, zielen u. a. in ausgewählten Konzerngesellschaften auf die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit unseres IKS ab. Darüber hinaus führt die Konzernrevision ausgewählte Prüfungshandlungen z. B. in den Themenfeldern Eigene Belegschaft, Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette sowie Unternehmenspolitik durch.
Ergänzend zu unseren Überwachungsmechanismen befasst sich der Prüfungs- und Compliance-Ausschuss bzw. der Aufsichtsrat mit der Wirksamkeit des IKS.