Policies (G1-1)
Der Schutz von Hinweisgeber:innen hat im DB-Konzern einen sehr hohen Stellenwert und ist ein wesentlicher Bestandteil der konzernweiten Compliance-Strukturen. Dies zeigt sich in konzernweit verankerten Grundsätzen, verbindlichen Vereinbarungen und Richtlinien mit klar definierten Verfahren, die Vertraulichkeit gewährleisten und Hinweisgeber:innen vor Benachteiligungen schützen sollen.
- Verhaltenskodex (Konzerngrundsätze Ethik): Der konzernweit gültige Verhaltenskodex (Konzerngrundsätze Ethik) stellt klar, dass keine Repressalien gegen Hinweisgeber:innen sowie weitere vom Hinweisgeberschutz erfasste Personen geduldet werden.
- KBV und KSprAV Hinweismanagement: Der Umgang mit eingehenden Hinweisen ist in der Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) Hinweismanagement sowie in der Konzernsprecherausschussvereinbarung (KSprAV) und den darauf basierenden Prozessen detailliert geregelt. Beide Policies gelten deutschlandweit. Den Interessen der Hinweisgebenden sowie der im Hinweis genannten Personen wird durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hinweises Rechnung getragen. Hinweise können über verschiedene Meldekanäle erfolgen, u. a. telefonisch, per Brief oder E-Mail, über das barrierefreie elektronische Hinweissystem, über Vertrauensanwält:innen, durch persönliche Zusammenkunft sowie über die Compliance-Einheiten der Geschäftsfelder und Serviceeinheiten. Vertrauensanwält:innen sind gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Das konzernweite elektronische Hinweissystem dient zusätzlich dem Schutz von Hinweisgeber:innen, ermöglicht die anonyme Abgabe von Hinweisen und steht Mitarbeitenden, Kund:innen, Lieferanten sowie weiteren Hinweisgeber:innen in zwölf Sprachen zur Verfügung. Auch im Anschluss an die Hinweisabgabe besteht die Möglichkeit, anonym mit den bearbeitenden Stellen des DB-Konzerns zu kommunizieren, um Rückfragen zu klären oder zusätzliche Informationen zu liefern.
- Konzernrichtlinie »Risikominimierung«: Die EU-Richtlinie zum besseren Schutz von Hinweisgeber:innen wurde in Deutschland 2023 mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in nationales Recht umgesetzt. Um dem Themenspektrum gerecht zu werden, betreibt der DB-Konzern gem. Konzernrichtlinie »Risikominimierung« zwölf unterschiedliche Meldestellen, die in ihrem jeweiligen thematischen Zuständigkeitsbereich zur Umsetzung des HinSchG verpflichtet sind. Meldungen dürfen ausschließlich durch hierfür besonders instruierte und zur Verschwiegenheit verpflichtete DB-Mitarbeitende bearbeitet werden. Sie sind vertraulich und unter Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes zu behandeln. Die Konzernrichtlinie »Risikominimierung« legt konzernweit fest, dass die Compliance Officer der Geschäftsfelder und Serviceeinheiten im Rahmen des Hinweismanagements unabhängig sind und Hinweisgeber:innen Anonymität zusagen können.