In 29 GmbHs innerhalb des Deutsche Bahn Konzerns fanden Gesellschafterversammlungen nicht wie vom PCGK empfohlen einmal jährlich in Präsenz statt, sondern wurden in Übereinstimmung mit § 48 GmbHG im Wege der schriftlichen Beschlussfassung durchgeführt. Diese Gesellschaften befinden sich in unmittelbarem bzw. mittelbarem alleinigem Anteilsbesitz der DB AG und sind über einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag in den DB-Konzern eingebunden. Im Konzernverbund wären in den genannten Gesellschaften Präsenz-Bilanzsitzungen mit nur einer als Gesellschaftervertretung anwesenden Person ohne inhaltlichen Mehrwert, würden aber einen unverhältnismäßigen administrativen und kostenmäßigen, z. B. durch Anwesenheit des Wirtschaftsprüfers veranlassten, Mehraufwand verursachen.

Eine vom PCGK für die erfassten Gesellschaften empfohlene kontinuierliche quartalsweise Berichterstattung in analoger Anwendung des § 90 AktG wird für vier GmbHs nicht umgesetzt. In diesen Gesellschaften hat sich der bisherige Turnus einer halbjährlichen Berichterstattung bewährt. Die ordnungsgemäße, zeitnahe und umfassende Information des Überwachungsorgans ist auch unter Beibehaltung des aktuellen Berichtsturnus von mindestens einer Sitzung pro Kalen­derhalbjahr weiterhin effektiv sichergestellt. Bei zusätzlich auftretenden Ereignissen kann durch schriftliche Berichterstattung des Vorstands oder mittels außerordentlicher Sitzungen des Aufsichtsrats den Berichtserfordernissen an den Aufsichtsrat weiterhin Rechnung getragen werden.

In den jeweiligen Geschäftsordnungen der vom Anwendungsbereich des PCGK erfassten Gesellschaften ist grundsätzlich geregelt, dass für die Einberufung des AR unter Mitteilung der Tagesordnungspunkte eine 14-tägige Frist zu wahren ist. Ergänzungen sollten spätestens eine Woche (Nachversand) vor Sitzung mitgeteilt werden. In begründeten Ausnahmefällen können kurzfristige Ergänzungen der Tagesordnung oder die Nachreichung von Unterlagen erforderlich sein, damit der Aufsichtsrat auch in Eilfällen kurzfristig informiert werden oder auch entsprechende Entscheidungen treffen kann. Im Berichtszeitraum wurden bei einigen vom PCGK erfassten Gesellschaften in Einzelfällen Unterlagen mit kürzerer als 14-tägiger Frist vorgelegt. Die Gesellschaften streben an, die 14-tägige Frist einzuhalten.

Dem vom PCGK empfohlenen Selbstbehalt für Mitglieder von GmbH-Geschäftsführungen in der D & O-Versicherung in den vom PCGK erfassten Gesellschaften entspricht der DB-Konzern nicht. Die DB AG hat eine konzernweite D & O-Versicherung für sämtliche Organmitglieder in vollkonsolidierten Gesellschaften abgeschlossen. Ein Selbstbehalt für GmbH-Geschäftsführer ist gesetzlich nicht vorgegeben. Für eine etwaige Absicherung eines solchen Selbstbehalts durch die Geschäftsführer gibt es daher, anders als bei Vorständen von Aktiengesellschaften, bei denen der Selbstbehalt gesetzlich vorgegeben ist, kaum entsprechende Versicherungsangebote am Markt. Die DB AG beobachtet den Versicherungsmarkt kontinuierlich. Bei Vorhandensein entsprechender Angebote am Markt wird die DB AG anstreben, diese Empfehlung des PCGK umzusetzen.

Ein Selbstbehalt für die Mitglieder der Überwachungsorgane in der D & O- Versicherung besteht nicht.

Die DB AG hat eine konzernweite D & O-Versicherung für sämtliche Organmitglieder in vollkonsolidierten Gesellschaften abgeschlossen, von dem auch die Mitglieder der Überwachungsorgane erfasst sind.

Ein Selbstbehalt erschwert den Wettbewerb um entsprechend qualifizierte Kandidaten für Mitglieder der Überwachungsorgane, zumal ohnehin vergleichsweise geringe Vergütungen gezahlt werden.

Vom Bund entsandte / auf Veranlassung des Bundes gewähl­te Vertreter:innen in Überwachungsorganen des DB-Konzerns führen ihre Vergütung angabegemäß zu einem wesentlichen Teil an die Bundeskasse ab, sofern sie nicht gänzlich auf die Vergütung verzichten. Aufsichtsratsmitglieder der Arbeitnehmendenvertretung führen ihre Vergütung angabegemäß ebenfalls in wesentlichen Teilen ab, hier an die Hans-Böckler-Stiftung. DB-Führungskräfte, die Aufsichtsratsmandate im DB-Konzern wahrnehmen, erhalten keine geson­derte Vergütung für konzerninterne AR-Mandate. Vor diesem Hintergrund erscheint es nicht sachgerecht, Mitglieder der Überwachungsorgane an Risiken aus Organhaftungssach­verhalten mitzubeteiligen.

Der DB-Konzern hat der Empfehlung des PCGK, die für Compliance zuständige Stelle unmittelbar der Geschäftsführung zu unterstellen, bis auf zwei Ausnahmen entsprochen. In einer Gesellschaft ist der Compliance-Beauftragte mittelbar der Geschäftsführung unterstellt; die Wahrnehmung der Compliance-Funktion hat nur einen geringen Anteil an der Gesamttätigkeit. Ein direktes Berichtsrecht an die Geschäftsführung und die Weisungsfreiheit ist dennoch gegeben, sodass in diesem Fall die mittelbare Unterstellung als vertretbar angesehen wird. In einem weiteren Fall ist die Verantwortung für Compliance dem Vorsitzenden der Geschäftsleitung zugewiesen. Der diesem zugeordnete Compliance-Officer verantwortet Compliance-Fragen übergreifend für eine Reihe von Gesellschaften dieses Geschäftsfelds. Im Ergebnis der Abwägung und Prüfung wurde die dargelegte übergreifende Vorgehensweise als effizienter und damit vorzugswürdig gegenüber der Etablierung von Compliance-Officern in den jeweiligen Einzelgesellschaften, die dann den dortigen Geschäftsleitungen unmittelbar unterstellt sind, erachtet.

Im Zuge der Umsetzung der PCGK-Empfehlungen wurde ein Standardverfahren / Musterdokumente für ein transparentes Auswahlverfahren im Berichtszeitraum zur Anwendung gebracht. In Gesellschaften mit Minderheitsbeteiligungen bestehen zum Teil für einzelne Geschäftsleitungsmandate Entsenderechte des Minderheitsgesellschafters. In diesen Fällen besteht für die Anwendung eines strukturierten Auswahlverfahrens durch die DB AG kein Raum.

Der Empfehlung, dass ehemalige Mitglieder des Überwachungsorgans nicht vor Ablauf eines Jahres seit Beendigung des Mandats in die Geschäftsführung wechseln sollen, wurde bei einer im Berichtszeitraum neu in den Anwendungsbereich des PCGK gefallenen Konzerngesellschaft nicht entsprochen. Bei dieser musste nach Amtsniederlegung eines Geschäftsführers kurzfristig Nachfolge gefunden werden, die mit der Gesellschaft vertraut ist. Das neu berufene Mitglied der Geschäftsführung war bis zu seiner Ernennung Mitglied des Auf­sichtsrats der Gesellschaft.

Der Empfehlung, Mitglieder der Geschäftsführung nicht über die in der Geschäftsordnung vorgesehene Altersgrenze hinaus zu bestellen, wurde in zwei Fällen nicht entsprochen. Grund hierfür war die Notwendigkeit, eine stabile Personalsituation in einer Phase der Umstrukturierung zu gewährleisten und auf die Kompetenzen der Führungskraft bei der zukunftsfähigen Ausrichtung großer Organisationseinheiten weiterhin zurückgreifen zu können.

Den Empfehlungen nach Ziff. 5.3.2 S. 1 und 2 des PCGK, nach denen die Vergütung der Geschäftsleitungen durch das zuständige Unternehmensorgan zu beschließen ist, wird zum größten Teil entsprochen. In Einzelfällen bestehen historisch bedingt noch laufende Konzernanstellungsverträge. In diesen Fällen, in denen nicht das Unternehmensorgan, sondern die Konzernleitung Vertragspartner ist, wird während der Laufzeit dieser Konzernanstellungsverträge von den Empfehlungen dieser Ziffer abgewichen. Neuabschlüsse von Konzernanstellungsverträgen sind zukünftig nicht vorgesehen.

Der Empfehlung zur Etablierung von Malus-Clawback-Klauseln in den Anstellungsverträgen der Mitglieder der Geschäftslei­tung beabsichtigt die DB AG zu entsprechen. Diese Empfehlung wird vorwiegend im Kontext von Neu- und Wiederbestellungen in die vertraglichen Regelungen integriert. Eine flächendeckende Entsprechung dieser Empfehlung in den vom PCGK erfassten Unternehmen wird demnach erst über einen mehrjährigen Zeitraum erreicht werden.

Der Empfehlung, dass Zahlungen an ein Mitglied der Geschäftsführung bei vorzeitiger Beendigung der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung nicht mehr als den Wert der Vergütung für die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags, höchstens jedoch den Wert von zwei Jahresvergütungen betragen sollen, wurde in einem Fall nur teilweise erfüllt. Mit dem ehemaligen Vorstandsmitglied erfolgte eine Verständigung auf einen Betrag, der über dem Wert der auf diese Weise ermittel­ten, aber deutlich unterhalb der Zielvergütung für zwei Jahre lag. Die einvernehmliche Auflösung des Dienstvertrags bei Vereinbarung des im Verhandlungswege geeinten Abfin­dungsbetrags hat zu einem für das Unternehmen geringeren monetären Aufwand geführt als eine Fortführung des Dienstvertrags für die Restlaufzeit, die deutlich über zwei Jahren lag.

Den Empfehlungen nach Ziff. 5.3.3 und 5.3.4 des PCGK in Bezug auf die Festlegung variabler Vergütungskomponenten durch das zuständige Unternehmensorgan wird zum größten Teil entsprochen. In Einzelfällen bestehen historisch bedingt noch laufende Konzernanstellungsverträge. In diesen Fällen, in denen nicht das Unternehmensorgan, sondern die Konzernleitung Vertragspartner ist, wird während der Laufzeit dieser Konzernanstellungsverträge von den Empfehlungen dieser Ziffer abgewichen, da die Ziele in diesen Fällen mit der Konzernleitung vereinbart werden. Neuabschlüsse von Konzernanstellungsverträgen sind zukünftig nicht vorgesehen.

Der Empfehlung der Ziff. 5.3.3, nach der die Zielvereinbarungen vor Beginn des Bemessungszeitraums geschlossen werden sollen, konnte in 2025 für das Geschäftsjahr 2026 nicht in allen Gesellschaften entsprochen werden. Hintergrund war die Überarbeitung der Konzernplanung, die sich auf die variablen Vergütungskomponenten auswirkt und nicht bis zum Jahresende 2025 vollumfänglich abgeschlossen werden konnte. Diesem Zeitablauf geschuldet, konnten auch in den Tochtergesellschaften Beschlüsse zu den im Wesentlichen von der Konzernplanung abhängigen Zielen für die Geschäftsleitungsmitglieder nicht mehr vor dem Bilanzstichtag 2025 gefasst werden, sondern werden 2026 nachgeholt.

Der Empfehlung des PCGK, ein Überwachungsorgan im Gesellschaftsvertrag auch dort zu verankern, wo dies nicht ohnehin gesetzlich vorgesehen ist, entspricht der DB-Konzern im Falle der DB Projekt Stuttgart—Ulm GmbH nicht. Im Jahr 2013 bestand zwischen Vorstand und Aufsichtsrat Einverneh­men, die Projektgesellschaft DB Projekt Stuttgart—Ulm GmbH zur Umsetzung der Großprojekte Stuttgart 21 / Wendlingen—Ulm zu etablieren und zur Begleitung der Gesellschaft einen Beirat aus Fachexpert:innen einzurichten. Dem Beirat der DB-Projekt Stuttgart—Ulm kommen keine Aufgaben, Rechte und Pflichten i. S. d. Aktienrechts zu. Der Beiratsvorsitzende bringt die Positionen des Gremiums jedoch regelmäßig in die Bera­tungen des Aufsichtsrats der DB AG zum Projekt Stuttgart 21 ein. Zudem erfolgt eine regelmäßige, unabhängige Begleitung und quartalsweise Berichterstattung durch die Wirtschaftsprü­fungsgesellschaft PwC und das Ingenieurbüro Emch + Berger zum Projektstatus im Prüfungs- und Compliance-Ausschuss des Aufsichtsrats der DB AG.

Dem Prüfungs- und Compliance-Ausschuss des Aufsichtsrats wurde die Möglichkeit eingeräumt, über eine etwaige Entbindung der Abschlussprüfer von ihrer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung anstelle des AR-Plenums auch abschließend zu entscheiden. Dies steht im Einklang mit den Themenschwerpunkten des Ausschusses, der sich im Rahmen der ihm zugewiesenen Aufgaben mit Fragen der Abschlussprüfung vertieft befasst. Das Präsidium des Aufsichtsrats wurde angesichts der Vielzahl von Anfragen und zur Vereinfachung des Verfahrens ermächtigt, über die Herausgabe vertraulicher Informationen des Aufsichtsrats an das Kabinettsreferat des Bundesverkehrsministeriums zur Beantwortung parlamentarischer Anfragen nach Maßgabe der Geheimschutzordnung des Deutschen Bundestages anstelle des Aufsichtsrats zu entscheiden.

Der Empfehlung, dass auf Veranlassung des Bundes gewählte oder entsandte Mitglieder des Aufsichtsrats i. d. R. nicht mehr als drei Mandate in Überwachungsorganen gleichzeitig wahrnehmen sollen, wird in einem Fall nicht entsprochen. Es ist jedoch gewährleistet, dass dem Aufsichtsratsmitglied ausreichend Zeit für die Wahrnehmung des Mandats zur Verfügung steht.

Der Empfehlung, in allen vom PCGK erfassten Gesellschaften regelmäßig eine Sitzung des Kontrollorgans im Kalendervierteljahr abzuhalten, entspricht die DB AG bei 29 – insbesondere kleinen – Gesellschaften nicht. Ein geringerer Sitzungsturnus hat sich nach Einschätzung der DB AG insbesondere bei kleineren Gesellschaften bewährt und stellt vor dem Hintergrund der Größe der Gesellschaften und der – im Vergleich zu großen Gesellschaften – geringeren Themenvielfalt bzw. berichtenswerten Geschäftsvorfälle ebenfalls eine ordnungsgemäße Überwachung der Geschäftsführung dar. Die ordnungsgemäße, zeitnahe und umfassende Information des Überwachungsorgans ist auch unter Beibehaltung des aktuellen Berichtsturnus von mindestens einer Sitzung pro Kalen­derhalbjahr weiterhin effektiv sichergestellt. Bei zusätzlich auftretenden Ereignissen kann durch schriftliche Berichterstattung des Vorstands oder mittels außerordentlicher Sitzungen des Aufsichtsrats den Berichtserfordernissen an den Aufsichtsrat weiterhin Rechnung getragen werden.

Der Empfehlung, die Vergütung der Organe der vom PCGK erfassten Tochtergesellschaften individualisiert im Corporate Governance Bericht offenzulegen, folgt die DB AG bislang nicht. Eine Veröffentlichung der Vergütungen der jeweiligen Mitglieder der Geschäftsleitungen wäre insbesondere ohne deren Einwilligung in Bezug auf den Datenschutz bedenklich. Entsprechende Einwilligungen sind für die Mitglieder der Geschäftsleitungen mit Ausnahme des DB-Konzernvorstands und des Vorstandsvorsitzenden der DB InfraGO AG vertraglich derzeit nicht vereinbart. Die DB AG beabsichtigt, die Offen­legung mit den Vorstandsmitgliedern der DB Fernverkehr AG, der DB Regio AG, der DB Cargo AG, der DB InfraGO AG und der DB Energie GmbH zu vereinbaren und, mit Zustimmung der Betroffenen, die Vergütung dieser Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2026 im kommenden Geschäftsbericht offenzulegen.

Der PCGK empfiehlt seit seiner Neufassung vom 13. Dezember 2023, dass mit dem Prüfer keine Leistungen vereinbart werden sollen, die auch nach Art. 5 Abs. 1 Unterabs. 2 Buchst. a der Verordnung Nr. 537 / 2014 / EU für Unternehmen von öffent­lichem Interesse nicht erbracht werden dürften. Zum Geschäftsjahr 2024 erfolgte ein Prüferwechsel. Der Abschlussprüfer hat – im Einklang mit den gesetzlichen Bestim­­mungen – in geringem Umfang Steuerberatungsleistungen für Gesellschaften des DB-Konzerns erbracht, um vor seiner Prüfungstätigkeit begonnene Fragestellungen zum Abschluss zu bringen.