Compliance-Instrumente
Zielgerichtete Compliance-Instrumente wurden zum Schutz des DB-Konzerns, der Mitarbeitenden und Führungskräfte entwickelt. Dazu gehören bspw. verbindliche Compliance-Regelungen, Risiko- und Prozessanalysen, ein Compliance-Berichtswesen, Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen sowie ein Hinweismanagementsystem.
Der Verhaltenskodex des DB-Konzerns bildet das Kernstück unseres CMS. Er definiert Standards und Erwartungen an das tägliche Handeln unserer Organe, Führungskräfte und Mitarbeitenden. Ergänzt wird er durch verbindliche Richtlinien, die geltende rechtliche Vorschriften im internationalen wie nationalen Geschäftsverkehr und Kontakt mit Kund:innen konkretisieren. 2021 wurden die Richtlinien zu den Themen Zuwendungen sowie Sperrung von Auftragnehmern überarbeitet und an die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst.
Compliance-Risikoanalysen sind wesentlicher Bestandteil der Risikosteuerung im DB-Konzern und werden durch die Geschäftsfelder und Serviceeinheiten durchgeführt. Es erfolgt eine konzernweite Bestandsaufnahme der Compliance-Risiken gem. den von der Konzernleitung gemachten Governance-Vorgaben. Das verbindliche Rahmenkonzept enthält Mindestvorgaben zu Planung, Durchführung, Berichterstattung und Follow-up.
Der Vorstand wird durch einen kompakten Jahresbericht Compliance über Compliance-Risiken bei geschäftlichen Aktivitäten des DB-Konzerns informiert. Differenziert werden die Risikolagen der Geschäftsfelder, Serviceeinheiten sowie Konzernleitungsfunktionen beschrieben sowie vorhandene risikoreduzierende Faktoren und Gegensteuerungsmaßnahmen aufgezeigt. Dies erfolgte 2021 erstmals auf Basis eines überarbeiteten und durch verstärkte Berücksichtigung von Risikoszenarien erweiterten Compliance-Risikomanagement-Modells. Auch unterjährig wird der Vorstand regelmäßig über den weiteren Ausbau des Compliance-Programms sowie wesentliche Compliance-Fälle informiert. Der CCO berichtet zudem in den Sitzungen des Prüfungs- und Compliance-Ausschusses des Aufsichtsrats zu Compliance-Themen.
Um unsere Compliance-Ziele nachhaltig zu erreichen, verbessern wir unsere Instrumente kontinuierlich und beraten in Compliance-Fragen. Dies setzt eine Qualifizierung der Compliance-Fachkräfte voraus. Um über aktuelle fachliche Entwicklungen informiert zu sein, wurde 2021 innerhalb der DB-eigenen Lernplattform mit der Compliance Academy ein eigener Lernbereich als zentrales Instrument der Wissensvermittlung für alle Compliance-
Fachkräfte entwickelt und implementiert. Des Weiteren wurden für das 2020 konzipierte Schulungsprogramm weitere Module entwickelt und ausgerollt. Das Schulungsprogramm richtet sich schwerpunktmäßig an das Top-Management im DB-Konzern und ergänzt das etablierte durch die Leiter der Konzernfunktionen Compliance, Revision und Recht durchgeführte Compliance-Coaching.
Das Compliance-Sensibilisierungskonzept folgt einem risiko- und bedarfsorientierten Ansatz, der vorgibt, in welchem Turnus alle Führungskräfte und Mitarbeitenden zu schulen sind. Mittels Teilnahme an Präsenzveranstaltungen oder Durchführung von E-Learnings kann über einen Zeitraum von zwei bis zweieinhalb Jahren eine nahezu vollständige Trainingsabdeckung von Führungskräften und Mitarbeitenden mit mittlerem und hohem Risiko bzw. Bedarf erreicht werden. Allein an Veranstaltungen mit Trainer:innen nahmen zum Thema Korruptionsprävention 2021 annähernd 36.000 Führungskräfte und Mitarbeitende teil. Auch E-Learning-
Module kamen in erheblichem Umfang zum Einsatz. Gemeinsam mit bei DB Schenker und DB Arriva spezifisch entwickelten E-Learnings wurden rund 112.000 E-Learning-Einheiten zur Korruptionsprävention absolviert.
Um Informationen über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regelungen zu erhalten, besteht ein konzernweites Hinweisgebersystem. Der Umgang mit eingehenden Hinweisen ist detailliert geregelt. Die implementierten Prozesse schützen die Hinweisgeber:innen. Den Interessen der betroffenen Personen wird u.a. durch klar definierte Anforderungen an Schlüssigkeit und Erheblichkeit eines Hinweises Rechnung getragen.
Hinweisgeber:innen stehen verschiedene Wege zur Abgabe eines Hinweises offen. Hierzu gehören neben den Compliance-Teams in der Konzernleitung sowie in den Geschäftsfeldern und Serviceeinheiten auch drei Vertrauensanwältinnen, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Hinzu kommt ein konzernweit verwendetes elektronisches Hinweisgebersystem, das auch eine anonyme Abgabe von Hinweisen ermöglicht. Es kann in 22 Sprachen genutzt werden und steht neben Mitarbeitenden auch Kunden, Lieferanten sowie anderen Stakeholdern zur Verfügung. 2021 gingen über das Hinweisgebersystem Hinweise auf Korruptionsfälle im zweistelligen Bereich zentral ein.
